Wer sich im Job entlasten möchte, sollte Wünsche offen ansprechen

Nicht nur Chefs können Aufgaben delegieren. Wer sich im Job entlasten möchte, sollte seine Wünsche offen ansprechen. «Im eigenen Team oder durch externe Mitarbeiter ergeben sich oft überraschende Lösungen», sagt Cordula Nussbaum, Zeitmanagement-Trainerin aus Sauerlach bei München. Sehr gut ließen sich einfache Aufgaben delegieren, die öfter erledigt werden müssten. Dazu gehörten etwa wöchentliche Auswertungen oder regelmäßige Berichte.

Doch auch einmalige komplizierte Arbeiten könne man abgeben. «Manchmal lohnt es sich auch, arbeitsteilig vorzugehen», berichtet Nussbaum. Dann verfasst man zum Beispiel den Inhalt einer Präsentation selbst, während ein Kollege sich um das Layout kümmert.

Oft lässt man sich durch vermeintliche Schwierigkeiten vom Delegieren abbringen. Etwa, weil man glaubt, der Kollege könne die Aufgabe nicht ebenso schnell erledigen wie man selbst. «Dem neuen Bearbeiter sollte man genügend Zeit geben, sich einzuarbeiten und Routine zu bekommen», sagt die Autorin des Buches «Organisieren Sie noch, oder leben Sie schon?». Bei wiederkehrenden Tätigkeiten könne man den Übergang erleichtern, indem man die Aufgabe zuerst gemeinsam erledigt. Denn durch Zuschauen und Mitmachen lerne man oft einfacher als durch theoretische Erklärungen.

Um sich erfolgreich zuarbeiten zu lassen, sollte man klare Aufträge erteilen und eindeutige Fristen setzen. «Oft ist auch eine Deadline für ein Zwischenergebnis sinnvoll», sagt Nussbaum. Dann habe der Kollege einen zeitlichen Puffer, um eventuell noch einmal nachzubessern.

Ganz wichtig sei jedoch, dass man dem neuen Bearbeiter den Freiraum gebe, die Aufgabe auf seine Weise zu bearbeiten. »Oft kann man eine Sache auf verschiedene Weisen erledigen, gibt es kein richtig oder falsch», sagt die Expertin. Zum Delegieren gehöre zudem, dass man die Verantwortung für den Auftrag abgebe. Wenn der Kollege zum Beispiel die Präsentation nicht fristgemäß layoutet habe, sollte man dies öffentlich werden lassen, so dass er die Konsequenzen dafür tragen müsse.

ddp/asc/kat
 

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